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Les deux pierres angulaires de l'Outil d'analyse des écarts PVS sont : (i) les fiches de compétences critiques utilisées pour organiser et faciliter la discussion sur les priorités du pays, sur la base des résultats de l'évaluation PVS des Services vétérinaires du pays (rapport d'évaluation PVS, en utilisant l’Outil d'évaluation PVS de l'OIE) ; et ii) les fiches d'estimation des coûts (regroupées selon les 5 piliers de l'analyse des écarts PVS - voir ci-après) ; elles sont utilisées pour faciliter les calculs intermédiaires nécessaires à la préparation d'un budget annuel indicatif et d'un budget exceptionnel si nécessaire (pour les investissements particuliers), avec une consolidation permettant de proposer un budget indicatif sur 5 ans pour les Services vétérinaires du pays.
Les fiches de compétences critiques sont des documents Word destinés à être annexés au rapport d'analyse des écarts PVS. Les fiches d'estimation des coûts sont des documents Excel utilisés pour la préparation du budget sur 5 ans inclus dans le rapport d'analyse des écarts. Ces fiches sont également insérées dans ce rapport une fois qu'il est complété.
Dans le fichier Excel intitulé « Budget », les fiches d'estimation des coûts ne suivent pas l'ordre des quatre composantes fondamentales de l'Outil PVS de l'OIE mais sont organisées selon les 5 piliers de l'Outil d'analyse des écarts PVS.
L'organisation générale de cet outil repose en effet sur 5 piliers qui regroupent par thèmes les compétences PVS critiques applicables, présentées selon un ordre logique spécifiquement prévu pour la discussion avec le pays pendant la mission d'analyse des écarts PVS et pour la préparation du rapport d'analyse correspondant (dans l'ordre précisé ci-après) :
- le premier est chargé de l'organisation générale des Services vétérinaires, ce qui inclut la coordination (niveau central et autres niveaux), l'indépendance technique (important pour expliquer le niveau des recettes), la réglementation de la pratique vétérinaire et les règles de la délégation officielle ;
- le second suit toutes les questions transversales qui ne sont pas de nature purement vétérinaire : formation initiale, formation continue, gestion des opérations et des ressources, communication, consultation, représentation officielle, programmes communs et législation.