Organisation Mondiale de la Santé Animale

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Procédures de Désignation des Centres Collaborateurs de l’OIE

1.      Portée et contexte

Les Centres collaborateurs de l'OIE sont des centres d'expertise désignés pour un domaine de compétence particulier en matière de gestion de questions générales relatives à la santé animale ou d’autres sujets en lien avec les activités de l’OIE ("spécialité"). Dans cette spécialité désignée, ils se doivent de fournir leur expertise à tous les pays du monde.

En mai 2011, l’Assemblée mondiale des Délégués de l’OIE (ci-après désignée l’Assemblée) a adopté une version actualisée du mandat et du règlement intérieur des Centres de référence de l’OIE. Les fonctions mises en avant dans le mandat des Centres collaborateurs concernaient leur rôle de centres de recherche, leur expertise, la normalisation et la dissémination de techniques dans leur domaine de compétences, proposant et développant des procédures visant à faciliter l’harmonisation des règlementations applicables à la surveillance et au contrôle des maladies animales, coordonnant les études scientifiques et techniques et proposant des formations scientifiques et techniques au personnel des Pays membres de l’OIE. Depuis 2011, le mandat contient une nouvelle obligation prévoyant que les Centres collaborateurs établissent et animent un réseau avec d’autres Centres collaborateurs de l’OIE désignés pour la même spécialité et, si le besoin se fait ressentir, avec des Centres collaborateurs spécialisés dans d’autres disciplines. Bien que les Centres collaborateurs offrent leur expertise au niveau international, le nouveau mandat insiste sur le caractère avant tout régional de leurs activités.

En 2017, la Commission des normes biologiques a commencé à réfléchir aux différentes manières de mieux impliquer le réseau des Centres collaborateurs de l’OIE dans les objectifs de l’organisation. Elle a tout d’abord identifié des domaines d’activités de Centres collaborateurs auxquels pouvaient se référer des instituts candidats. Le but de cette démarche était de mieux catégoriser et standardiser les sujets présentant un intérêt pour l’OIE, tout en améliorer la clarté du système et les opportunités de développer ce réseau. Le but ultime était d’avoir un réseau international opérationnel regroupant différents types d’expertises clairement identifiés sur des thématiques transversales en lien avec le Sixième Plan stratégique de l’OIE. En consultation avec les trois autres Commission spécialisées de l’OIE, la liste définie des six domaines d’activités principaux (comprenant chacun un certain nombre de spécialités) a été finalisée.

Ce document sur les procédures de désignation des Centres de référence de l’OIE a été préparé par l’OIE dans le but d’aider les Pays membres, les Centres collaborateurs de l’OIE existants et les Points de contact, ainsi que les instituts candidats, à mieux comprendre les procédures en vigueur.

2.      Soumission des candidatures

Le cycle des activités de l’OIE est annuel, débutant chaque année au mois de mai et s’achevant au mois de mai de l’année suivante, les Sessions générales de l’Assemblée marquant le début et la fin de chaque cycle. Pour l’évaluation des candidatures au statut de Centre collaborateur de l’OIE, deux Commissions spécialisées supervisent le processus de désignation : la Commission des normes biologiques (pour les animaux terrestres) et la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques (pour les animaux aquatiques). Selon le domaine d’activité ou la spécialité proposé(e), ces Commissions peuvent faire appel à une ou aux deux autres Commissions spécialisées pour demander leur opinion : la Commission scientifique pour les maladies animales et la Commission des normes sanitaires pour les animaux terrestres. Si le champ d’application d’un Centre collaborateur couvre à la fois les animaux terrestres et aquatiques, une Commission décisionnaire sera nommée et l’autre (la Commission biologique ou la Commission aquatique) sera consultée.

Les Commissions spécialisées de l’OIE se réunissent deux fois par cycle, la première réunion se tenant généralement en septembre et la seconde en mars ; ces dates peuvent varier légèrement d’une année sur l’autre en fonction de la disponibilité des membres des Commissions pertinentes. Les candidatures, qui doivent porter sur des sujets identifiés dans les domaines d’activité et les spécialités, doivent être soumises 45 jours avant la date programmée pour la réunion de la Commission spécialisée. Cette période de 45 jours laisse suffisamment de temps à l’OIE pour sélectionner, traduire en anglais s’il y a lieu, et traiter les dossiers qui seront évalués par la Commission. Ces échéances doivent être respectées afin de permettre une évaluation exhaustive des dossiers par les membres de la Commission avant sa réunion. Les candidatures reçues hors délai seront examinées par la Commission compétente lors de sa réunion suivante.

Les instituts candidats soumettront leurs informations en utilisant le modèle des Recommandations pour les candidats au statut de Centre collaborateur de l’OIE, que l’OIE publie sur son site Web :http://www.oie.int/fr/expertise-scientifique/centres-collaborateurs/recommandations-candidatures/. Les dossiers ne dépasseront pas 15–20 pages au format A4 avec un texte mis en forme en interligne simple et en utilisant la police de caractères Times New Roman de taille 10. Le dossier peut inclure des annexes pertinentes qui devront être citées dans le document principal et visent à fournir des détails supplémentaires ; il est cependant important de conserver à l’esprit que toutes les informations nécessaires doivent figurer dans le document principal. L’ensemble des documents sera rédigé dans l’une des trois langues officielles de l’OIE (français, anglais ou espagnol).

Lors de son évaluation des candidatures, la Commission peut décider de transmettre à l’institut candidat des questions complémentaires. Ces demandes d’information se feront essentiellement par courrier signé par la Directrice générale de l’OIE, après la réunion de la Commission. Le Centre candidat devra répondre par écrit aux questions posées dans le délai qui lui aura été signifié ou, le cas échéant, avant la date limite précédant la réunion de la Commission compétente (à savoir, 45 jours avant la date programmée de cette réunion).

Conformément au Règlement intérieur, les Centres collaborateurs sont limités à un sujet par région. Plusieurs institutions intéressées par la désignation pour un même sujet dans la même région peuvent candidater en tant que consortium ou chercher à former un consortium avec un Centre collaborateur déjà en place. Toute proposition de formation d’un consortium sera évaluée par la Commission des normes biologiques ou la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques, le Conseil, la Commission régionale pour finalement être adoptée par l’Assemblée.

3.      Présélection des candidatures

Dès réception d’une candidature, le siège de l’OIE (Service des Sciences et des nouvelles technologies) adresse un courrier au Centre candidat accusant réception de la candidature et confirmant les dates de la réunion de la Commission spécialisée compétente. En cas d’informations incomplètes, le Siège de l’OIE peut demander au Centre d’introduire des amendements à son dossier ou de fournir des informations complémentaires avant un délai fixé.

4.      Évaluation par les Commissions spécialisées pertinentes

Comme mentionné plus haut, les évaluations des candidatures au statut de Centre collaborateur de l’OIE pour les maladies des animaux terrestres ou aquatiques sont effectuées respectivement par la Commission des normes biologiques ou par la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques. Elles peuvent cependant solliciter l’opinion d’une ou des deux autres Commissions spécialisées : la Commission scientifique pour les maladies animales et la Commission des normes sanitaires pour les animaux terrestres.

Le mandat, le Règlement intérieur des Commission ainsi que les qualifications et les procédures d’élection pour les membres des Commissions spécialisées de l’OIE sont décrits dans les Textes fondamentaux de l’OIE. Les membres de la Commission sont élus ou réélus par l’Assemblée tous les trois ans. Les membres de la Commission sont soumis aux conditions et aux procédures de l’OIE relatives à la protection de la confidentialité et à la gestion des conflits d’intérêts. Au cas où un membre de la Commission se trouverait en situation de conflit d’intérêts vis-à-vis d’une candidature particulière, le président de la Commission et le secrétariat de l’OIE veilleront à ce que ce membre ne participe pas aux délibérations ni à la décision finale concernant la candidature en question.

Les Textes fondamentaux de l’OIE décrivent également le mandat, les critères de désignation et le règlement intérieur pour les Centres de référence de l’OIE. Toutes les candidatures au statut de Centre collaborateur sont évaluées par la Commission spécialisée compétente au regard de critères normalisés qui portent notamment sur les aspects suivants : l’aptitude, la capacité et l’engagement à fournir les services requis ; la renommée scientifique et technique de l’institution concernée au niveau national et international ; la qualité du leadership scientifique et technique de l’établissement, et plus particulièrement la reconnaissance internationale dans son domaine de compétence ; la stabilité durable de l’établissement en termes de personnel, d’activité et de financement ; l’importance technique et géographique de l’établissement et de ses activités par rapport aux priorités d’action de l’OIE.

Au moment d’évaluer une candidature au statut de Centre collaborateur de l’OIE, la Commission peut prendre en compte toute information relevant du domaine public qu’elle jugera pertinente à cette fin.

Conformément aux Textes fondamentaux de l’OIE, les échanges de correspondance officiels entre la Commission et des personnalités ou organismes extérieurs passent par le bureau de la Directrice générale de l’OIE. Toute correspondance entre les instituts candidats et le siège de l’OIE est dûment consignée par le Siège de l’OIE.

5.      Évaluation par les Commissions régionales pertinentes

Compte tenu de l’importance donnée au caractère régional des activités des Centres collaborateurs de l’OIE, et de l’Article 2 du Règlement intérieur (pour les Centres de référence de l’OIE), selon lequel « pas plus d’un centre collaborateur ne peut être désigné pour le même domaine ou la même spécialité au sein d’une région ou, à titre exceptionnel, d’une sous-région », toute candidature doit être examinée et approuvée par la Commission régionale pertinente.

6.      Approbation du Conseil de l’OIE

Conformément à l’article 3 du chapitre 4 du Règlement intérieur et aux résolutions pertinentes adoptées antérieurement, les candidatures au statut de Centre collaborateur sont soumises à l’approbation du Conseil avant d’être présentées à l’Assemblée pour adoption.

7.      Communication au Centre collaborateur candidat des conclusions de l’évaluation

À l’issue de sa réunion, la Commission spécialisée pertinente prépare un rapport dans lequel sont énoncées les conclusions de l’évaluation des demandes présentées par les Centres candidats. Dans le cas des instituts acceptés, leur titre et adresse, ainsi que le Point de contact pour l’organisation sont publiés dans le rapport, en plus de la recommandation de la Commission encourageant l’approbation du Centre par Résolution de l’Assemblée. Parallèlement, chaque Centre candidat dont la demande est rejetée reçoit un courrier de la Directrice générale de l’OIE. Ce courrier de la Directrice générale de l’OIE n’est pas publié dans le domaine public et l’identité du Centre n’est pas révélée dans le rapport de la Commission. Il peut arriver que la Commission spécialisée souhaite pouvoir poser quelques questions ou recevoir quelques informations complémentaires avant de prendre sa décision définitive. Dans ce cas, le Centre candidat doit faire parvenir l’information demandée à l’OIE avant le délai fixé afin que la Commission puisse l’examiner lors de sa prochaine réunion.

8.      Adoption par l’Assemblée d’un Centre collaborateur de l’OIE

Les nouveaux Centres collaborateurs de l’OIE sont désignés par l’Assemblée, au vu de l’évaluation réalisée par les Commissions spécialisée et régionale compétentes et de l’approbation du Conseil de l’OIE, par voie d’une résolution spécifique. La désignation d’un nouveau Centre collaborateur de l’OIE entre en vigueur lors de l’adoption de la résolution par l’Assemblée.

Peu après la Session générale, une lettre de confirmation est adressée par la Directrice générale aux Centres collaborateurs de l’OIE dont la désignation vient d’être prononcée. La liste actualisée des experts et des Centres de référence est ensuite mise à jour sur le site Web de l’OIE.

Figure 1. Calendrier pour la candidature au statut de Centre collaborateur de l’OIE.

 

*Présentation à la Commission régionale pertinente lors de la réunion organisée pendant la Session Générale ou à l’occasion d’une Conférence régionale habituelle (en fonction du planning de réunions).

9.      Changements de Points de contact OIE

Chaque Centre collaborateur de l’OIE nomme un Point de contact en charge de superviser les activités du Centre et d’assurer le lien entre le Siège de l’OIE et les Pays membres de l’OIE. Cette personne se trouve souvent être le Directeur de l’institut accueillant le Centre. Pour tout changement de Point de contact, l’institution se doit d’informer le Délégué de l’OIE du Pays membre concerné, ainsi que le Siège de l’OIE. La Commission spécialisée pertinente est elle aussi informée de ce changement, et la base de données OIE mise à jour.

10.    Révocation des Centres collaborateurs

La Commission compétente procède à l’examen des rapports d’activités des Centres collaborateurs après leur vérification et analyse préalables par le Siège de l’OIE. La Commission est libre de recommander au Conseil et à l’Assemblée de révoquer un Centre collaborateur dont les activités ne sont manifestement pas conformes à son mandat telles que décrites dans son dossier de candidature.

Conformément à l’article 9 du chapitre 4 du Règlement intérieur, les Centres collaborateurs peuvent renoncer à leur statut à tout moment. Un Centre collaborateur de l’OIE qui décide de renoncer à sa désignation doit en informer l’OIE en lui adressant un courrier officiel par l’intermédiaire du Délégué du pays dans lequel il est situé.

En outre, conformément à l’article 9 du chapitre 4 du Règlement intérieur, la désignation d’un Centre collaborateur doit être retirée si ce dernier ne se conforme pas aux dispositions du mandat et du Règlement intérieur. Dans ce cas, le Directeur général de l’OIE, après consultation de la Commission spécialisée appropriée et du Conseil de l’OIE propose la révocation à l’Assemblée et en informe le Délégué du pays.

Le rapport de la réunion de février 2018 des Commissions a fait apparaître cinq points critiques à prendre en compte au moment de l’évaluation des performances d’un Centre :

i)           la non-soumission d’un rapport annuel ;

ii)          l’absence de réponse à ou de progrès concernant des projets de collaboration spécifiques ;

iii)        une évolution générale révélant l’absence d’activité ;

iv)         l’absence de suite donnée aux demandes d’expertise scientifique transmises par le siège de l’OIE (par exemple, questions techniques émanant des Pays membres, révision de normes de l’OIE, etc.) ;

v)          l’absence de suite données aux demandes administratives de l’OIE sur des obligations liées à la transparence et à la confidentialité (par exemple, non-renouvellement de la déclaration relative aux conflits d’intérêt potentiels ou absence de déclaration de confidentialité).

10.1.    Renouvellement de désignation à la fin de la période de 5 ans

À la fin de la période de 5 ans, il est demandé par courrier de la Directrice générale de l’OIE de soumettre un résumé des actions réalisées, ainsi qu’une proposition d’activités pour les cinq années à venir.

La Commission des normes biologiques ou la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques peuvent envisager de proposer la révocation d’un Centre collaborateur si le besoin pour ses activités spécifiques a disparu. De telles propositions seraient soumises au Conseil ou à la Commission régionale et doivent, pour finir, être adoptées par Résolution de l’Assemblée.

11.    Rapports annuels des Centres collaborateurs de l’OIE

Conformément à l’article 8 du chapitre 4 du règlement intérieur, les Centres de référence de l’OIE s’engagent à soumettre à la Directrice générale un rapport synthétique des activités relevant de leur mandat au terme de chaque année civile, en utilisant le modèle fourni par le siège de l’OIE. Cette obligation est rappelée chaque année par la Directrice générale dans un courrier adressé aux experts désignés des Centres collaborateurs de l’OIE.

Un système électronique opérationnel depuis décembre 2014 permet la saisie en ligne des rapports annuels des Centres collaborateurs de l’OIE.

Le modèle du rapport annuel s’articule autour des principaux axes du mandat adopté en mai 2011 pour les Centres collaborateurs de l’OIE. Les questions auxquelles les Centres doivent répondre sont de type fermé (les seules réponses possibles étant Oui ou Non), ce qui permet de compiler des données précises et comparables. Les tableaux inclus dans le modèle sont destinés à recueillir des informations détaillées sur les activités réalisées par les centres. La plate-forme électronique en ligne destinée à recueillir les rapports annuels est accessible via un lien dédié ; le courrier adressé par la Directrice générale de l’OIE au cours du dernier mois de l’année de référence à tous les Points de contact des Centres collaborateurs de l’OIE attribue à chacun un nom d’utilisateur et un mot de passe, générés de manière aléatoire, leur donnant accès à la plate-forme. La date limite de soumission du rapport annuel des Centres collaborateurs de l’OIE pour les activités d’une année civile est généralement fixée à la mi-janvier de l’année suivante.

11.1.    Examen et analyse des rapports annuels

Une première vérification et l’analyse quantitative des rapports annuels reçus sont effectuées par le siège de l’OIE, en se basant sur les réponses aux questions de type fermé (oui/non). Un résumé de cette analyse est présenté à la Commission compétente lors de sa réunion de février/mars.

Le rapport annuel permet de démontrer que les Centres collaborateurs de l’OIE s’acquittent des tâches qu’ils se sont engagés à effectuer, conformément au mandat adopté par l’Assemblée de l’OIE.

Toutes questions ou incertitudes de la Commission apparues lors de l’examen des rapports annuels sont transmises aux Centres collaborateurs de l’OIE concerné par l’intermédiaire du bureau de la Directrice générale de l’OIE.

Les Pays membres peuvent consulter la totalité des rapports annuels des Centres collaborateurs de l’OIE sur le site Web de l’OIE (http://www.oie.int/fr/expertise-scientifique/centres-collaborateurs/rapports-annuels/ ), où ils sont publiés peu après la réunion de février des Commissions.

11.2.    Non-soumission du rapport annuel

Après la réunion des Commissions compétentes, un courrier est adressé aux Centres collaborateurs qui n’ont pas soumis de rapport annuel, avec copie au Délégué du Pays membre concerné, l’enjoignant à adresser ce rapport à l’OIE dans un délai prescrit. Si le rapport n’est pas parvenu à l’OIE à la fin du mois de mars, un courrier est adressé directement au Délégué, avec copie au Point de contact, lui demandant d’expliquer au plus tard dans les deux semaines qui suivent, la situation ou les circonstances ayant amené le Centre collaborateur à ne pas se conformer à cette disposition du mandat.

Des échanges ultérieurs par courrier ou des entretiens directs lors de la Session générale peuvent être envisagés, si besoin, avant que la Commission, lors de sa réunion de septembre, ne prenne la décision finale de recommander la révocation du Centre. Cette procédure est également applicable aux Centres présentant un manquement à l’un des quatre autres critères de révocation (voir le point 10 ci-dessus).

 Contact : scientific.dept@oie.int

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