Organisation Mondiale de la Santé Animale

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Guidelines for applicants for OIE Reference Laboratory status

OIE Reference Laboratories must provide evidence of scientific leadership and of the capability to fulfil the Terms of Reference: all applicants should preferably be the national reference laboratory; they should be able to receive samples from other countries for diagnostic testing; they should demonstrate the capability and willingness to organise rather than just participate in proficiency tests; they should be capable of providing confirmatory diagnostic services, reference materials, training, etc., internationally; and the designated expert should have a number of recent relevant publications in peer-reviewed journals.

Applications should be submitted 45 days before the date scheduled for the meetings of the relevant Commission (Biological Standards Commission, 6–9 February 2018, and Aquatic Animal Health Standards Commission, 14‒21 February 2018; the next deadline is therefore 20 December 2017 for OIE Reference Laboratories for terrestrial animal diseases and 31 December 2017 for aquatic animal diseases). The 45-day period gives the OIE sufficient time to screen, translate into English when necessary, and process the dossiers for the Commission’s evaluation. Deadlines must be strictly observed to allow a full evaluation of the dossiers by the members of the Commission prior to its meeting. Applications received after the deadline will be examined in the next meeting of the Commission.

Applications shall be submitted in accordance with Article 1 of the Internal Rules and should include the following information:

1. Name of expert (a curriculum vitae using this template).

2. Name and address of laboratory (telephone and e-mail address [fax numbers or Web site, if available]).

3. Name of the Head of laboratory (Responsible Official).

4. Demonstrate that legal and budgetary provisions are in place that provide assurance on the sustainability and functioning of the laboratory.

5. Provide documented proof (certificates) of accreditation to the ISO 17025 or equivalent quality management system in diagnostic laboratories, ideally with relevant tests included in the scope of the accreditation.

6. Give details of experience in diagnostic testing for the disease according to the OIE Standards nationally and internationally (approximate number of tests performed annually for each technique).

7. Provide additional information on expertise in diagnostic techniques (agent characterisation techniques, molecular techniques, monoclonal antibody techniques, etc.), epidemiology and control of the disease.

8. Give details of experience in standardisation and validation of diagnostic tests.

9. Demonstrate reagent production capability (provide details of current stock of reagents for the disease).

10. Demonstrate capability for timely international shipment and receipt of samples in accordance with the requirements for postage and packaging of biological materials described in the OIE Manual of Diagnostic Tests and vaccines for Terrestrial Animals, and the OIE Terrestrial Animal Health Code or the OIE Aquatic Animal Health Code.

11. Provide guarantees to ensure that staff respect the confidential nature of certain subjects, results or communications.

12. Provide a list of completed research and methods development projects on the disease.

13 Provide a list of inter-laboratory proficiency tests that the laboratory regularly organises and participates in.

14. Provide a list of collaboration agreements with other laboratories, centres or organisations.

15. Give details of training and consultation experience for the disease in the last 2 years (courses provided, number of people trained, examples of international consultation).

16. Provide a list of scientific meetings that the laboratory has organised and participated in.

17. Provide a list of reference documents (chapters for the OIE Manual of Diagnostic Tests and Vaccines for Terrestrial Animals, OIE Manual of Diagnostic Tests for Aquatic Animals, disease cards, etc.) to which the laboratory contributed.

The application will be processed by OIE in accordance with Articles 2, 3 and 4 of the Internal Rules.

A short summary of activities of relevance to the status of OIE Reference Laboratory (no more than one page) should be included.

Applications comprising the information requested in all the above-mentioned points must be no longer than 15–20 pages in A4 format, single-spaced using Times New Roman font size 10 pt. The application must be prepared in one of the official languages of the OIE (English, French or Spanish).

Recommandations pour les candidats à la désignation comme Laboratoire de référence de l’OIE

Veuillez garder à l’esprit que les Laboratoires de référence de l’OIE doivent apporter des éléments de preuve de leur leadership scientifique et de leur capacité à remplir leur mandat : tous les candidats doivent idéalement être des laboratoires de référence nationaux ; ils doivent être en mesure de recevoir des échantillons provenant d’autres pays afin d’être soumis à des épreuves de diagnostic ; ils doivent prouver leur capacité et leur volonté à non seulement à participer aux contrôles des compétences mais également à en organiser ; ils doivent être en mesure d’offrir des services de diagnostic de confirmation, des matériaux de référence, des formations, etc., et ce, à l’échelle internationale ; et l’expert désigné doit avoir récemment publié de nombreux d’articles dans des revues à comité de lecture.

Les candidatures doivent être soumises 45 jours avant la date prévue pour les réunions de la Commission concernée (Commission des normes biologiques, 6–9 février 2018, et la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques, 14–21 février 2018 ; le prochaine date limite est donc 20 décembre 2017 en ce qui concerne les Laboratoires de référence de l’OIE pour les maladies des animaux terrestres et 31 décembre 2017 pour les maladies des animaux aquatiques). Cette période de 45 jours laisse suffisamment de temps à l’OIE pour sélectionner, traduire en anglais, le cas échéant, et traiter les dossiers qui seront évalués par la Commission. Les échéances doivent être respectées afin de permettre une évaluation exhaustive des dossiers par les membres de la Commission avant sa réunion. Les candidatures reçues après l’échéance seront examinées lors de la prochaine réunion de la Commission.

Les demandes doivent être présentées conformément aux dispositions de l’article 1 du Règlement intérieur et doivent contenir les informations suivantes :

1. Nom de l’expert (curriculum vitae utilisant ce modèle).

2. Nom et adresse du laboratoire (numéros de téléphone et adresse électronique [numéros de télécopie ou site Internet, le cas échéant]).

3. Nom du responsable du laboratoire (Chef de laboratoire).

4. Montrer que des dispositions légales et budgétaires destinées à garantir la pérennité et le bon fonctionnement du laboratoire sont en place.

5. Fournir des éléments justificatifs (certificats) de l’octroi de l’accréditation ISO 17025 ou de tout autre système équivalent de gestion de la qualité dans les laboratoires de diagnostic.

6. Détailler l’expérience nationale et internationale dans les épreuves de diagnostic pour la maladie en conformité avec les normes de l’OIE (indiquer le nombre approximatif d’épreuves réalisées annuellement pour chaque technique).

7. Fournir un complément d’information sur les compétences additionnelles en matière de techniques de diagnostic (techniques de caractérisation de l’agent de la maladie, techniques moléculaires, techniques d’anticorps monoclonaux, etc.), d’épidémiologie et de lutte contre la maladie.

8. Détailler l’expérience dans la normalisation et la validation des épreuves de diagnostic.

9. Montrer la capacité de production de réactifs (indiquer le détail des stocks actuels de réactifs pour la maladie).

10. Montrer la capacité de réception et d’expédition internationale des prélèvements en temps voulu conformément aux spécifications en matière de transport et d’emballage des matériaux biologiques exposées dans le Manuel des tests de diagnostic et des vaccins pour les animaux terrestres de l’OIE, ainsi que dans le Code sanitaire pour les animaux terrestres de l’OIE et le Code sanitaire pour les animaux aquatiques de l’OIE.

11. Donner des garanties visant le respect par le personnel du caractère confidentiel de certains sujets, résultats ou communications.

12. Fournir une liste des projets réalisés de recherches et de mise au point de méthodes appliquées à la maladie.

13. Fournir une liste  des contrôles de compétences interlaboratoires que le laboratoire organise et auxquels il participe régulièrement.

14. Fournir une liste de sa collaboration avec d’autres laboratoires, centres ou organisations.

15. Détailler la formation et l’expérience en matière de consultation pour la maladie dans les 2 dernières années (cours proposés, nombre de personnes formées, exemples de consultations internationales).

16. Fournir une liste des réunions scientifiques que le laboratoire a organisées et auxquelles il a participé.

17. Fournir une liste de ses contributions à l’élaboration ou à la révision de documents de référence (chapitres pour le Manuel des tests de diagnostic et des vaccins pour les maladies des animaux terrestres, Manuel des tests de diagnostic pour les animaux aquatiques, fiches techniques, etc.).

La demande sera traitée par l’OIE conformément aux dispositions des articles 2, 3 et 4 du Règlement intérieur.

Un bref résumé des activités présentant un intérêt pour la désignation en qualité de Laboratoire de référence de l’OIE (pas plus d’une page) doit être inclus.

Les candidatures doivent impérativement renseigner les 17 points précédemment listés, en ne dépassant pas les 15–20 pages, avoir un format A4, un simple interligne et utiliser la police Times New Roman de taille 10 pt. Les candidatures doivent être rédigées dans l’une des langues officielles de l’OIE (anglais, français ou espagnol).

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